Word（ワード）差し込み文書
皆さんWordの差し込み文書とはなにかご存じでしょうか？Wordでは、外部のデータを使用し取り込むことができる機能があります。この機能を使用することで例えば、まとめて宛名を入力し印刷をしたりすることができます。
Wordを使って、文面が同じで一部だけが異なる文書を作るには、どうしたらいいでしょうか。1つの方法は、文書を1つ作って、相手の会社名や氏名、役職などを書き換え、別の文書として保存・印刷することです。一部だけ書き換えればよいので、10枚くらいなら、この方法でも何とかなりますよね。しかし、文書の数が何十枚、何百枚になったら、かなり大変です。手作業で書き換えていたら、入力ミスも起きるでしょう。そこで活用したいのがWordの「差し込み文書」です。
今回の記事では、差し込み文書を利用し大量の宛名を自動で入力できるようにレイアウトする方法をご紹介していきます。
Word（ワード）宛名印刷 のレイアウトを整える方法
まず、Wordに取り込むためのデータを作成してください。このデータをWordで取り込むためには、「差し込み文書」タブから「宛先の選択」を選択し「既存リストを使用」を選択してください。
次の画面で先ほど保存したExcelのデータファイルを選択します。Excelファイルを取り込むことができたら「差し込みフィールドの挿入」を選択すると差し込みのデータが出てくるので選択します。
すべて選択しレイアウトを整えることで大量の宛名印刷をすることができます。レイアウトを確認するためには「結果のプレビュー」を選択します。
これで取り込んだデータ分印刷をする準備ができました。印刷を行うためには差し込み文書タブで「完了と差し込み」から「文書の印刷」を選択してください。
Wordの操作方法は実際に手を動かし、身につけていきましょう
今回は、Wordでまとめて宛名印刷を行う方法について説明しました。このようにWordには標準で便利な機能が備わっており、使いこなすことで仕事がより楽にできるようになります。今回紹介した機能以外にもできることはたくさんあるので自分で実際に手を動かすことでより身につくはずです。まずは、自分の興味のあることについて調べ、実践しましょう。
WordやExcelなどのOfficeツールでは便利なショートカットキーなどがたくさんあるのでよく使う作業に関してはショートカットキーを調べてみるのも効率よく仕事を進める上で大切なことなのでこれから実践してみましょう。
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